VIAGGIO NEL DNA DELLE ORGANIZZAZIONI

I workflow management systems(r)

Quando si riprogettano e si descrivono le attività elementari di un processo, è opportuno introdurre in forte dosi meccanismi di automazione dei cicli di lavoro. 

Gli strumenti di automazione  devono essere in grado di tenere sotto controllo in ogni istante i processi attivi. Questi strumenti sono conosciuti con il nome di Workflow Management System.

In particolare, il progettista dovrà porre la sua attenzione sul fattore “TRASPORTO”.

Il trasporto è il passaggio di un elemento di base da un addetto ad un altro, dove per elemento di base si intende sia le informazioni astratte che la movimentazione dei documenti.

L’ottica del consulente deve essere quella di valutare la possibilità di ridurre il numero di tali passaggi e soprattutto automatizzarle il più possibile, perché tali operazioni non influenzano il risultato finale, ma prolungano i tempi di lavorazione. 

“Dobbiamo restituire la complessità intrinseca di un singolo processo di business (o dell’intera azienda) alle persone (capaci naturalmente od opportunamente rieducate a gestire la complessità) sottraendola alle strutture e alle procedure (che devono essere semplici e flessibili) attraverso l’uso pieno ed adeguato dell’Information and Communication Technology che eleva la soglia della complessità sostenibile delle persone”.

Molto utile può essere la check list di seguito riportata:

• che significato e peso ha il processo/attività nell’intero flusso di lavoro?

• i

• una trasmissione corrisponde effettivamente ad un’esigenza di specializzazione?

• u

• un’attesa: da cosa dipende? Come può essere eliminata?

• è necessario che l’operazione sia necessaria in quest’ufficio? Può essere realizzata altrove?

• è

• c

• è

Gli strumenti di workflow, in questo contesto, devono essere impiegati con i seguenti scopi:

• s

• mettere insieme documenti correlati e informazioni applicative, rendendole disponibili nel formato in cui servono per il lavoro e le presenta all’utente perché le elabori;

• semplificare e migliorare la produttività dell’immissione dei dati, mettendo sullo schermo i moduli originali;

• a

• d

• g

• eseguire, in base all’esito positivo o negativo di un evento, procedure basate su regole che guidano la distribuzione e l’elaborazione di un documento;

• c

• valutare e simulare flussi di lavoro, permettendo l’acquisizione di nuovi elementi di giudizio su cui basare la modifica e l’ottimizzazione delle procedure.

I principi del workflow sono applicabili con particolare efficacia nella progettazione dei cicli secondari e nella definizione delle singole attività di processo. È qui che risulta utile l’analisi effettuata nella fase di esame dell’ambiente, relativa al livello di informatizzazione e di tecnologie di network presenti in azienda. Queste informazioni rappresentano un valido input per la definizione del funzionamento del Workflow Management System.