Le interviste

VIAGGIO NEL DNA DELLE ORGANIZZAZIONI

Le interviste(r)

Il colloquio diretto con i dipendenti dell’azienda è uno dei metodi più immediati e flessibili per comprendere il funzionamento dei processi aziendali e cercare di cogliere eventuali malcontenti che siano indici di criticità evidenti.

Le interviste sono uno strumento difficile da gestire, perché non sempre l’interlocutore è disposto o è in grado di avviare un processo di comunicazione efficace rispetto ai fini di chi intervista.

L’interlocutore spesso:

	ha poco tempo da concedere;
	è, per natura, poco disposto a parlare diffusamente de proprio lavoro, di cui darà una visione sintetica di insieme;
	può assumere un atteggiamento di diffidenza verso un progetto che cambierà il suo modo di lavorare.

Chi affronta un’intervista deve partire con la consapevolezza degli inevitabili ostacoli e dovrà porre l’interlocutore nella condizione di parlare del proprio lavoro secondo lo schema logico che è dietro all’analisi dei processi.

Esistono degli accorgimenti psicologici e pratici da porre in essere.

	l’interlocutore non deve percepire un clima da interrogatorio, ma deve sentirsi chiamato in causa perché il suo contributo è indispensabile. Il clima deve essere informale ed amichevole, ma deve muoversi su binari attentamente studiati.
	è opportuno costruire una check list di domande, la cui natura non è vincolante, che rappresenti uno schema che ponga l’intervistato nella condizione di parlare del proprio lavoro con il livello di dettaglio da noi voluto e secondo una logica di processo.

Di seguito è riportato un esempio di domande da porre agli intervistati in fase di rilevazione di processo. La lista non vuole essere esaustiva, ma vuole fornire un’idea di come porre l’intervistato nella logica di chi analizza. L’intervistato dovrà dare un’idea del processo che sia simile ad un flow chart, che definisca tutte le risorse (gli input, i ruoli, le risorse strumentali) che non tralasci i passaggi di informazioni e che dia un quadro di come vengono gestite le eccezioni ed i nodi di IF.

È difficile, come detto, che l’intervistato entri in quest’ottica di comunicazione, per questo chi intervista deve condurre il colloquio in questa direzione.

	quali sono gli input del processo?
	quali sono gli obiettivi che si prefigge il processo?
	quali sono le attività svolte?
	cosa succede se… (domande di verifica e approfondimento)
	quali sono i ruoli coinvolti nelle attività
	vengono richiesti dei report di output di processo?
	quali sono i punti di controllo del processo?
	quali sono le interfacce esterne?
	quali sono i processi collegati?
	quali sono gli strumenti di supporto utilizzati, siano essi hardware o software?
	qual è la modulistica di processo adottata?
	vengono aggiornati dei Data Base aziendali o di area?
	ci sono dei vincoli evidenti al processo?